事務事業評価では、評価する事務事業が「何を対象として、何のために行なわれているのか」という事務事業の目的をまず明確にして、その目的を達成するために事業を行った結果、「どのくらい目的を達成することができたのか」「目的を達成することで、塩谷町のまちづくりにどう貢献しているのか」などを評価していきます。

　そのため、事務事業の目的を明らかにすることが、評価を行ううえで最も大切な作業であり、最大のポイントであるといえます。

(1)目的の把握

事務事業の目的を明らかにするのが目的の把握で、「対象」「意図」「結果」の3つの観点から考えていきます。

【対象】
事務事業の働きかける対象は何かを考えます。対象は「人」だけではなく「自然」や「物」も対象となります。例えば、「人」を対象とした場合は、「町民」や「小中学生」「65歳以上の高齢者」などになり、「自然」を対象とした場合は、「河川」や「森林」などになり、「物」を対象とした場合は、「建物」や「車」などになります。

【意図】
事務事業を行うこと(手段)により、対象をどういう状態にするのかを考えていきます。「交通安全意識啓発事業」を例にあげると、対象である「町民」を「交通安全意識啓発事業(講演会の開催やパンフレット配布など)」を行うこと(手段)によって、「交通安全についての重要性を理解してもらう。」という状態にすることが意図になります。

【結果】
「対象」を「意図」する状態にしたうえで、さらに何に結びつけるのかを考えます。事務事業を行う目的は、最終的にはまちづくりの課題を解決するために策定した総合計画政策体系につながりますので、政策体系のどこに貢献しているのかを考えていきます。
企画当初は明確な目的を持って行なっていた事務事業も、期間が経過すると、「誰のため」「何のため」という本来の目的が薄れてしまい、単に事業を継続することが目的になってしまいます。そのため、事務事業の目的をまず明確にして、評価を行うことが事務事業評価の基本となります。

(2)指標の設定

事務事業の目的を把握した後に、現状で事務事業がどういう状況にあるのかを具体的かつ客観的に把握するためには、その現状を数値化して、誰が見てもわかりやすい明確な
状態にすることが重要です。この数値化する作業が指標の設定です。

指標は「対象」「意図」「結果」のそれぞれで設定します。「対象」の状態・大きさを表す指標は「対象指標」といいます。例えば、対象を「全町民」とすれば、対象指標は「人口」となり、「河川」「森林」を対象とすれば、対象指標は「河川本数」とか「森林面積」などになります。

また、「意図」の指標は「成果指標」、「結果」の指標は「上位成果指標」といいます。
「意図」の指標を「成果指標」とする理由は、事務事業を行うことによって、対象を意図する状態にどれだけ変えることができたのかが「成果」であるため、「成果指標」といいます。この「成果指標」の現状を把握したうえで、目標値を設定し、毎年、その目標値に対してどれだけ達成できたのかを検証して、事務事業の「成果」がどれだけ上がっているのかを判断し、次の評価につなげていきます。

この他、目的を達成するための手段(事務事業の進め方・やり方)の大きさを表す指標を活動指標といいます。