効率性評価は、事務事業の活動量(事務事業のやり方・進め方)とコスト(事業費・人件費)に着目し、活動量に対してコストが適切なものであるか(過剰にコストをかけていないか)を評価していきます。

　この評価で大切なことは、事務事業の成果を低下させずに、事務事業のやり方・進め方を見直してコストをいかに抑えていくかということです。そのため、事務事業の目的や成果指標の現状値を確認したうえで、コストの適正化に努めていくことが大切です。

　「意識啓発事業」の事例で考えてみると、この事務事業の成果は「パンフレットを読んだ、講演会に参加した方で意識啓発ができた方の割合」になります。この成果を低下させずに、事務事業のやり方・進め方(活動量)を見直し、コスト(事業費・人件費)を削減できないかを検討するのが効率性評価です。

　ここで、パンフレットの作成という活動に着目すると、事業費は「パンフレット1冊あたりの単価×パンフレットの購入数」になりますので、事業費を抑えるためには、1冊あたりの単価や購入数を抑えることが考えられます。

　成果を低下させないということを考慮すると、配布部数を減らすことはできないので、1冊あたりの単価で仕様を変える(多色刷りを単色刷りにするなど)ことや、予備分の購入を抑えるなどの取り組みにより、コストを抑えていくという考えで評価するのが効率性評価の考え方です。