個人情報ファイルとは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を容易に検索できるように体系的に構成したものをいいます。個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）の規定により、行政機関が1,000人を超える本人を含む個人情報ファイルを保有した場合は、一部の例外を除き、個人情報ファイル簿を公表する義務があります。